Wie Prospectify sein manuelles Outbound in ein System überführte
Prospectify betreibt Outbound für 20+ Kunden mit einem Team von 7+ SDRs. Das Wachstum stockte — und der Grund waren weder Leads noch Talent, sondern dass zu viel Arbeit noch von Hand erledigt wurde. Wir haben den gesamten Betrieb in ein automatisiertes System überführt.
Branche
B2B SaaS · Vertrieb
Zeitraum
8-week MVP · 12-week product
Kennzahl
~17.000 € / Jahr eingespart
Status
Live
Die Herausforderung
Prospectify hatte bereits Schwung: eine wachsende Kundenliste und Kampagnen über E-Mail und LinkedIn. Doch die Arbeit lag auf einem Stapel unverbundener Tools und Tabellen. Leads wurden von Hand dedupliziert, bewertet und verteilt. Jede Übergabe war eine Gelegenheit, etwas zu verlieren. Alles funktionierte, aber nur, weil Menschen es ständig im Blick behielten — und das wird mit dem Wachstum teuer und begrenzt hart, wie viele Kunden ein Team tragen kann.
- Leads vollständig von Hand dedupliziert, bewertet und verteilt
- Das Ziel, 150.000 Leads und 20+ Kunden ohne zusätzliches Personal zu bewältigen
- Outreach über viele Tools verstreut, ohne zentrale Datenquelle
- Jede Übergabe ein Risiko — funktionierte nur, weil Menschen ständig zusahen
“All unsere Prospecting-Prozesse waren über verschiedene Tools und Systeme verteilt. Es funktionierte, aber es gab viel Handarbeit und Raum für Fehler. Die Zusammenarbeit mit Z-Flow hat alles zu einem schlanken Prozess zusammengeführt.”
Die Lösung
Mehr einzustellen war nicht die Lösung — mehr Menschen, die mehr Tools verwalten, hätten nur mehr Handarbeit und mehr Fehler bedeutet. Statt das Setup erneut zu flicken, entschied sich Prospectify, es richtig zu automatisieren und auf etwas neu zu bauen, das tatsächlich skaliert. Wir haben den gesamten Betrieb an einen Ort gebracht.
Technischer Ansatz
Eine n8n-Engine mit 14 Workflows und Supabase als zentraler Datenquelle verbindet Smartlead und HeyReach für Outbound sowie Airtable für die tägliche Arbeit des Teams. Die Teile, die Meetings buchen, laufen jetzt von allein: Jede Kampagne erhält ihr eigenes ICP-Scoring, die Website jedes Interessenten wird gescrapt und mit dem idealen Kunden der Kampagne abgeglichen, und Antworten werden automatisch sortiert, sodass nichts ungelesen liegen bleibt oder am falschen Ort landet. Was Gründer am häufigsten nennen, ist ein eigener MCP-Server — sie befragen ihren gesamten Betrieb in einfacher Sprache über Claude und erhalten eine klare Antwort. Keine Dashboards, kein Warten auf einen Report.
Ergebnisse
Jährliche Kosteneinsparung
Eliminierte Handarbeit
Betriebsmodell
Wichtige Erkenntnisse
- Einstellen war nicht die Lösung — die Handarbeit zu automatisieren brachte die Skalierung
- Eine n8n-Engine mit 14 Workflows auf Supabase brachte den gesamten Betrieb an einen Ort
- Ein eigener MCP-Server lässt das Team seinen gesamten Betrieb in einfacher Sprache abfragen
“Der größte Gewinn war die Zuverlässigkeit. Viele Prozesse laufen jetzt automatisch, was Fehler deutlich reduziert und unserem Team Zeit für wertvollere Aufgaben freigeschaufelt hat.”
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